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会議、打ち合わせのNG、タブー

 どこの会社でも必ず会議はあるのですが、残念ながらその大部分は会議のための会議、形でだけで参加者に何のメリットもなく、何も得るものが無いまま終わってしまう、時間浪費の元凶のようになっています。

 

 コンサルティングの中で報告会に同席させて頂き、コメントさせて頂くということも多々あるのですが、1回目の参加で、「これは大変だぞ」と感じてしまうことが少なくありません。例えば、月例報告会と称して、前月の売り上げ等の数字をたくさん並べたてて、予算達成率が〇〇%などとやります。しかし、肝心のなぜそのような結果になったのかという考察や、それを踏まえての施策に関する議論、今後の戦略等については話題に上りません。また、開発の定例報告でも、やったことを言うだけ、いったい誰のための、誰に向けた報告会のなのかわからない、然るべき立場の人がダメ出しするための場ではないかと思えてしまうようなものがあちこちで見受けられます。

 

 会議や打ち合わせを有意義なものにするためのポイントはたくさんありますが、今回は「会議のNG、タブー」と称して、これは駄目、ということを上げてみたいと思います。

 

 まずは、最もダメなものの一つが準備不足です。多くの人が時間を割いているのですからスムーズに進める必要があります。にもかかわらず、準備不足で不足情報が出てきたり、結論が覆ったりと惨憺たる状態というのを目にした方も多いでしょう。会議の日程も、議題も事前に分かっているのですから、それに合わせて、自分の言いたいこと、報告しなければならないことを簡潔にまとめておくことは会議参加の必要最低限のことの一つです。

 

 もう一つ、会議で駄目なものとして挙げられるのが、発言をしないで終わることです。会議に参加しているということは、その会議において何らかの役割を期待されているということです。会議における役割とは、議論に参加することです。仮に情報共有のための会議であったとしても、単に情報を共有するだけで良いのであれば資料を見れば良いので参加する必要はありません。議論の流れを知っておく必要があるという意見もありますが、それだけのために会議に参加する立場の人は、社長や役員、所長など然るべき立場の人達です。通常の参加者はプレイヤーとして参加しなければなりません。

 

 また、良くない会議の状態を上げてみると、まず挙げなければならないのが、何も決まらない、アクションが無い、議論が無い会議です。いったい何のために集まっているのでしょうか。言って終わるのであれば、資料を回覧すれば済むことであり、現在であればメールで済みます。全くもって時間とコスト(人件費)の無駄と言えるでしょう。

 

 この他に、駄目な会議でありがちなのが、喋りたがり屋さんの演説、否定屋さんの不毛な議論、そして、脱線の放置です。これらは全て貴重な会議の時間を浪費しているだけで、会議に対して何も貢献していません。司会者、ファシリテーターの人、または、参加者の誰かが本筋に話を戻すように促さなければなりません。

 

 このような不毛な会議を発生させないためには、まずアジェンダをしっかりと定めて、参加者全員で共有することが重要です。そして、アジェンダには必ず、会議の目的、次第、議題を明記することが必須です。参加者も本当に必要な人だけに絞り、時間もきちんと守る。時間を守るためには、 進行計画をきちんと立てておく必要があり、かつ、進行役の人がそれを理解していなければなりません。また、出来れば議題管理表を作成して、または、アジェンダに添付して、全員でそれを確認しながら抜けの無いように粛々と会議を進めていくことが望まれます。

 

 会議というものは、組織を運営していく中では必要不可欠なものです。だからこそ、意味のあるもの、有意義なものにしなければなりません。会議運営のポイントはこの他にもたくさんあります。また、機会があれば書いてみたいと思います。

 

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