仕事柄報告書やレポート、原稿執筆などで様々な文章を日常的に書いています。このブログもその一つです。皆さんも、頻度こそ人それぞれというところはありますが、文章を書いたことが無い、書く必要が無いという方はいないと思います。
そんな文章を書くときに問題となるのが、誤字脱字や読みやすさ、分かりやすさ、そして、伝わりやすさなどです。別項（オフィス系ソフトの功罪（報告書、プレゼン資料の作成））でも書きましたが、最近はいきなりパソコンに向かって書き始めることが多くなっています。そんな書き方をしてしまうと文章が散乱して非常にわかりにくいものになってしまいます。
さて、書き方はともかくとして、どんなに苦労して書いた文章も一発でＯＫというわけにはいきません。人間のすることですからどこかに誤字脱字などのミスや、文脈の乱れなどが埋もれています。従って、必ず必要となるのが推敲です。人それぞれ推敲の方法はあるかと思いますが、ここではいくつか推敲を行う時のポイントを上げてみたいと思います。
一つ目は、やはり何度何度も推敲を繰り返すということは重要です。書いているときにミスが発生するのですから、推敲の時にも見落としや、修正しきれない、修正によって新たな問題が発生することもあります。従って、一度ではなく、複数回の推敲をすることが重要です。
二つ目は、一般的にも良く耳にしますが、時間を空けてから推敲を行うということが有効です。自分の書いた文章でしょうですから、およその流れは頭の中にもあります。そして、人間の脳はとても素晴らしいので、仮に誤字脱字などの間違いがあっても自動修正しながら読んでしまうのです。特に書いてから間もなくは記憶もより鮮明なのでこの傾向が強くなります。従って、推敲をするときはある程度書いた時の記憶が薄れる程度に時間を空けることが有効です。私の場合は、大抵は翌日に推敲をしています。締め切りまでの時間に余裕がある時は、数日から1週間程度の間を空けることもあります。
3つ目は誤字脱字などの文法チェックと意味が通じるか、読みやすいかなどの文脈・文章チェックは別々に行うことが有効です。人間の脳は素晴らしいと言いましたが、基本的にマルチタスクには向いていません。従って、誤字脱字に集中すると文章チェックが疎かになり、文章チェックに集中すると誤字脱字を脳の自動補正によって見落とす可能性が高くなります。従って、時間は2倍になりますが文法チェックと文章チェックは別々に行うことが望ましいと言えます。
そして、これも一般的によく言われますが、他人にチェックしてもらうというのはとても有効です。第3者は当然初見ですから、中身を知らないので読みにくさなどに敏感です。従って、文脈への自動補正がかかりにくいので、他人にチェックしてもらうことで時間を空ける必要が無くなります。ただし、誤字脱字については、日常的に使っている単語については、自分で行う場合と同様に見落とす可能性があるので注意が必要です。また、第3者を選ぶ時にも、基本的には書いていることが理解できる、一定以上の専門性を持った人が望ましいと言えます。全くの素人の方にお願いすると、意味が分からない文章を見ることになるので十分にチェックすることが難しくなります。
この他にも、様々なテクニックがありますが、それらはまた機会があればご紹介したいと思います。
文章作成能力を向上したい、部下の文章チェックでお困りの管理者の方は、是非ジャパン・リサーチ・ラボにご相談ください。ご相談はこちらへ。
