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良い会議の条件とは

 別項で「会議のNG」について書いていますが、逆に良い会議の条件とはどんな会議でしょうか。基本的には、NGの逆を考えることで見えてくると思います。

 

 一つ目、最も重要なことは目的に沿った結論が出るということ。良くない会議の例として上げましたが、何も結論が出ない、何も決まらないまま終わる、良くわからない数字だけを言って終わってしまっては、会議自体の意味がありません。どんな会議であっても、結論は必ず必要です。そして、その結論は目的に合ったものでなければなりません。しかし、結論が出されている会議であっても、多くは目的とは無縁のものということが散見されます。この原因は、議論自体が会議の目的を意識していないなど運営上の問題もありますが、何よりも目的自体が明確でないまま、あたかも集まることが目的のようになっているためであると言えます。良い会議にするためには、目的を明確にして、それを意識して議論することが重要です。

 

 二つ目は、出された結論に皆が納得できるということです。もちろん、反対意見も出るでしょうし、最後まで反対の人もいるでしょう。しかし、最終的には会議の結論として認めるということが必要不可欠です。でなければ、せっかく苦労して結論を出しても誰も守らない、実行しないという絵に描いた餅になってしまいます。このためには、後述する全員がきちんと議論に参加して、声の大きな人に引きずられないように進行役が舵を取って議論を深める必要があります。

 

 三つ目は、参加者全員が文字通り参加者になることです。せっかく貴重な時間を割いて参加しているのに全く発言しないまま会議が終わってしまっては何のためにそこにいるのか分かりません。特別に長い発言をしなければならないというようなことはありません。出ている意見、議論に賛成か反対かを表明するだけでも参加です。しかし、多くの会議ではこの程度の参加レベルですらクリアしないまま出席だけしている、そこにいるだけの置物のような人が多々見受けられます。そんな会議にならないためには、参加者各自が参加意識を持つことはもちろん、進行役の方がきちんと会議全体をファシリテートして全員の参加を促すことも重要です。例えば、発言の無い人に発言を促すなどです。

 

 この他にも良い会議の条件としては、途中書いた明確な会議の目的が設定されている、また、準備がきちんとされている、時間が守られるなど様々なことがありますが、それらはまた機会があれば書いてみたいと思います。

 

 会議は多くの人の時間を消費します。コスト換算すれば膨大なものになります。だからこそ、全ての会議を有意義なものとしなければなりません。

 

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