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タイム&リスクマネジメント

 プロジェクトはもちろん、何らかの行動、それに伴う計画を考える時に頭を悩まさせるのは、必要な時間の算定です。この作業にはどれぐらい時間がかかるだろうか、というのは計画を立てる上では永遠の命題とも言えるかもしれません。

 

 では、なぜ計画を立てる時の時間の算定が難しいのでしょうか。その理由の一つは、経験と勘に頼るところが大きいからだと言えます。しかし、例えば、実験であればある程度の誤差は生じるとしても、反応時間は予定時間として組むことになりますし、準備もある程度は正確に見積もることができるはずです。にもかかわらず、なぜ時間が読めないのでしょうか。

 

 読めない理由にはいくつかありますが、特に全体計画の時間算定を難しくしている原因については大きくは二つを上げることができます。

 

 一つ目は、結果が予測できないということに起因しています。すなわち、実験を行っても予想通りの結果になるのかは、当然のことながらやってみないと分かりません。なので、全体計画を立てる時に予想が外れる割合、ハズレ具合を読む必要が出てきますが、これが難しいのです。もっと言うなら、計画に正確にフィードバックすることは不可能と言えるかもしれません。

 

 では、どうすれば良いか、そういうものだとして計画に織り込めばよいのです。安全マージンという言葉がありますが、それと同じで例えば20%のやり直し率を設定して計画を立ててしまうというやり方です。ただし、このやり方の場合は、どれぐらい「鼻が利くか」というところに全てがかかってきて、計画の不確定性は一定程度許容せざるを得ません。そして、何よりも、計画策定者の経験に頼ることになってしまいます。ここで、敢えてこの安全マージンの要素を式に表わしてみると、

 必要時間=標準時間+(難易度xリスク要因)

と表現することができます。ここでは詳細な説明は省きますが、参考になれば幸いです(コンサルティング時にはきちんと説明することはもちろん、これをベースにさらに要素を増やして計画を策定していきます)。

 

 別の考え方には、アップサイド・ダウンサイド型があります。これは、全て上手くいったらこれぐらいの期間で終わるという最善の計画と、全てやり直しという最悪の計画を考えて、他の予定をそれに合わせて流動性を持たせるというものです。言うなれば、計画は変更されるものという前提で考えるやり方と言えます。この時重要なことは、並行する計画の優先度です。流動的に扱う計画をどれにするか、どれぐらいの流動性を許容するかがポイントになります。

 

 もう一つ予想を難しくする要素は、全くの想定外の外部要因によるものです。もっとも端的な例は、仕事の割り込みです。例えば、上司からの突然の割り込み仕事などが挙げられます。これも予想することは、一部は可能です。普段から周囲にアンテナを張っていれば、起こりうることがある程度は予想できます。例えば、日常的に突然仕事を言ってくるタイプの上司などです。ただ、それでも大部分は想定外、予想外ということがほとんどです。従って、割り込みは起こり得るものとして、前述の安全マージンの中に織り込んでおく必要があります。

 

 タイムリスクマネジメントはとても難しい問題ですが、避けて通る事はできません。タイムリスクは必ず存在するものとして、計画に織り込んでおくことが重要です。ただし、あまりに安全サイドに偏り過ぎて、ダラダラとした計画にしてはいけません。

  

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