このブログでも会議のポイントについては色々と書いてきました。どんな企業に会議はあり、会議の無い企業はありません。しかし、会議が意義あるものになっている、無駄になっていないと誰もが認めている企業は稀有であると言えます。それだけ、会議を効果的に行うことは難しいと言えます。
そこで、今回はそんな会議を少しでも効果的なものにする、効率的にするための7つのポイントについて書いてみたいと思います。
一つ目のポイントは、「Purpose」、すなわち、「目的」です。どんな行動にも必ず目的があり、会議も例外ではありません。しかし、にもかかわらず会議のための会議と言われてしなうようなものが多いのも事実です。定例会議と称して定期的に実施される会議は多くありますが、前回の焼き直しで何の進捗もないような内容で会議進んでいくだけで終わることがほとんどではないでしょうか。会議をすることになっているから、会議をしているというだけです。これこそ会議のための会議と言えます。
会議とは、その字のごとく会して議するためものです。すわなち、何らかの結論が必ず生まれるはずです。そして、どんな結論を何のために導くかを決めるのが会議の目的です。したがって、目的が定まらずして会議は始まりません。にもかかわらず、目的も分からないまま会議に出席して喧々囂々の議論が行われています。これでは無駄な会議になって当たり前です。
会議を有意義なものにするためには、まず「Purpose」、「目的」を明確に定めることが必須条件です。
二つ目のポイントは、「Product」、すなわち、「成果」です。前述のとおりすべての行動には目的があり、その目的が達成されることで生まれるのが成果、別の表現をすれば先に述べた結論です。したがって、会議も例外ではなく、会議実施後には必ず成果が生み出されていなければなりません。しかし、目的の不認知もあり、だれも成果を意識してしないため、会議後に何も残らないのです。そのために、出席者にとっても、周囲の関係者にしても、結局何のための会議だったのかわからず、意味のないものということになってしまうのです。
会議を意味あるものにするためには、その会議によって何を生み出すのか、何を目指しているのかということを出席者が明確に意識することが必要不可欠です。そうすることによって、全員のベクトルが揃って、一つの方向へと向かっていくことができます。そうしなければ、会議ではなく単なる井戸端会議になってしまいます。
三つ目のポイントは、「People」、すなわち、「出席者」です。目的達成のためには、成果を生むためには、必要な情報や知識などがあり、それらを集める必要があります。また、何かを決定するのであれば決裁者が必要になります。したがって、会議においては、その会議の進行と結論に至ることに必要な人員をメンバーとしなければなりません。しかし、多くの会議では全体会議や、部署会議という名のもとに、機械的にあるメンバーが招集されています。これでは、その場にいる意味のない人の時間を無駄に浪費し、最悪の場合、的外れな発言で場を混乱させることにもなりかねません。
効率的に会議を進行して、必要な結論に至るためには、会議のメンバーを十分に吟味し、少数精鋭主義で進めなければなりません。全ての出席者にはメンバーとなる理由と、会議における役割が定義されている必要があります。自分は何のためにその場にいるのか、あの人には何を期待するのか、それらを元に出席者を決定します。
四つ目のポイントは、「Process」、すなわち、「議事進行」です。会議には様々な人が参加します。したがって、異なる意見、見解がぶつかり合うこともあるでしょう。しかし、最終的にはそれらをまとめ、調整して、一つの結論に導くのが会議です。誰もが納得できる結論を得ることが理想であることは言うまでもありません。そのためには、結論に至るProcess、議事進行が極めて重要なものとなります。鶴の一声、役職者、声の大きい人に引きずられてしまっては、会議の意味がありません。また、議題、テーマから逸脱しない、無駄な時間を作らないためにも信仰の役割は大きいと言えます。
議事進行においては、進行役、司会の人選が大きな影響を与えます。全体に目と耳を向けられ、意見を調整し、まとめることができる人でなければなりません。いわゆる、ファシリテーターです。
五つ目のポイントは、「Preparation」、すなわち、「準備」です。会議では、どうしても当日、本番に目が行きがちです。しかし、実際には準備が極めて重要であり、準備で会議の成否が決まると言っても過言ではありません。前述のメンバー選定も準備であり、この他に、アジェンダの準備、資料作成など様々な準備があります。さらには、場所の選定や確保も会議では実は重要です。役員会議室のような重厚な場ではどうしても形式的な議論になりがちです。柔軟な発想が必要なときには、普通の会議室などある程度カジュアルな場を選定するなどの工夫も必要です。
しかし、多くの会議ではおざなりな準備しかされておらず、しかも、出席者も事前配布資料に目を通すこともしないぶっつけ本番での参加がほとんどです。これでは、前提や情報共有に時間がかかりすぎて、肝心の議論の時間が足りなくなるのは当たり前です。良い会議は良い準備からです。
六つ目のポイントは、「Pitfall」、すなわち、「落とし穴」に気を付けることです。会議においては、前提条件や事前情報、その場で提供される情報などをもとに議事が進行していきます。しかし、それらが全て客観的事実であるとは限りません。中には、発言者の思い込み、勘違いも含まれているかもしれません。また、多くの会議で行われる多数決も、必ずしも多数意見がより正しい、より良いという保証はないという落とし穴があります。このように、会議の中には様々な落とし穴が存在します。それらにとらわれないように注意を払うことも重要なことです。
会議では、これらのポイントを意識して、時間の浪費にならないように、効率的に進め、効果的な結論を導いてください。
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