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仕事が終わらない原因(効率的に仕事を進める方法、考え方)

 頑張っているつもりではいるけれど仕事が終わらない、いつも締め切りに間に合わないといったことに悩んでおられる方も多いのではないでしょうか。物事には全て因果、原因があります。仕事が終わらないのも同様です。今回は、仕事が終わらない状況に陥ってしまう原因について書いてみたいと思います。

 まず挙げなければならない原因は、何と言っても「仕事の進め方」そのものです。計画がズサン、雑などなど細かく言えば様々なことがありますが、根本的に仕事の進め方に問題があるというケースが実は少なくありません。本人が原因の場合も当然ありますが、少なくないのは必要な情報が提供されていない、教育や説明が不十分なために試行錯誤で仕事を進めざるをえず、その結果仕事が終わらないという状況です。また、指示が曖昧なために、何度もやり直しが起きてしまい、結果としていつまでたっても終わらない、時間が浪費されてしまうと言ったこともあります。これらについては、仕事を始める前の準備、情報提供などをきちんとすることで比較的容易に改善されて、その効果が出ることが期待できます。

 加えて、時間の使い方に無駄があるケースも挙げられます。例えば、5分、10分の細切れ時間の扱いです。たかが10分といえども積もり積もれば馬鹿になりません。また、上手にマルチタスクを設計することや、作業と考える仕事のバランスを取ることでも効率を上げることができます。時間は誰に対しても等しく1日は24時間しかありません。従って、如何に密度を上げるか、時間価値を高めるかということが重要となります。一つ一つは僅かな効果であったとしても、それらが足しあわされれば大きなリターンが得られます。

 

 二つ目は、「スキルや知識、経験の不足」です。これらが無ければ当然ながら、仕事を進めることはままならず、結果として仕事が終わらないという状況に陥ってしまいます。これも、本人の勉強不足ということももちろんありますが、教育、指導不足、また、経験等と照らし合わせて不相応な仕事をアサインしているということもあります。例えば、今の自分にはどんな知識やスキルがあり、何が不足しているのか、そして、この仕事にはどんなものが必要となるのかということを考えてみる、言うなれば、自分の棚卸しをしてみるのも一つの方法です。

 また、組織としては計画的な教育、育成システムを構築すると同時に、教育者のそのもののの育成も検討することが必要です。理想的には自ら学び、成長することが望まれますが、現代のようにスピードが要求されて即戦力となることが期待される状況においては、適切なアシストも必要です。何よりも、学ぶための土台形成は自分だけでは困難なものです。

 

 三つ目は、「本人の意識」です。そもそも仕事を早く終わらせよう、締め切りを守ろうという意識が不足している状態です。やらされ仕事でモチベーションが上がらない、あまりにも無理な仕事でやる気になれないなど、様々な背景があります。こここでは、なぜやらされ仕事となってしまっているのか、もちろん本人のモチベーションの問題が大きなウェートを占めることは言うまでもありません。しかし、一方で十分な説明なく、ただ仕事をアサインするだけでは単なる作業となってしまい、その結果やらされ仕事に感じられるという面も否定はできません。

 また、難易度が高く最初から無理だと感じてしまうような仕事の場合には調整の余地もありますが、純粋に本人の意識の問題に帰着する場合は厄介です。容易にできる仕事ばかりを選んでいるようでは、成長は到底期待できません。ストレッチゴールに挑むことも必要不可欠です。もちろん、周囲からのアシストも適度に必要ですが、一番重要なことは何としてもやり遂げる、締め切りに間に合わせる、そのためにはどうすれば良いかということを考える本人の意識であると言えます。

 

 四つ目は、「風土・文化の問題」です。その職場、会社など、組織自体でが仕事を早く終わらさせようとする意識や、締め切りはきちんと守ろうという考え方が希薄な場合です。これはかなり重症です。そんな雰囲気の中では、誰も効率的に仕事しようとせず、当然のことながら締め切りも守れらず、形式だけを整えるという状況に陥ってしまうでしょう。

 会社や組織の風土、文化を変えることは容易ではありません。経営陣が気持ちを切り替えて、風土・文化を変える大手術をしないと改善は難しいでしょう。外部の人間の助けを借りるのも必要な状況です。

 

 五つ目は「環境」です。これには二つの意味があり、一つはリソースという意味での環境です。すなわち、予算が無い、人が根本的に足りないなど、仕事をきちんと進める環境が整っていない状況が原因のケースです。もう一つの意味は、人間関係などの職場環境です。やはり、ぎくしゃくとした職場では仕事は捗りません。これらは、やはり本人だけではどうしようもない部分もあるので、こういう時にこそ、管理者が先頭に立って状況の改善に努めることが必要路なります。

 

 細かなものも含めて、これらの他にも様々な要因がありますが、それらはまた機会があれば書いてみたいと思います。今回は、代表的なものを5個ピックアップしてみました。

 

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