会議の運営で頭を悩ませることの一つに、進行役を誰がするかということがあります。議題提案者がいれば、その人がすることが多いですが、発言の役割から考えると必ずしも適当であると言えません。また、多くの会議は議題提供者が明確でなかったり、複数いたりすることもあり、進行役を決めにくいということがあります。そして、前述のように議題提供者は発言の主体となるので、進行役には適さないこともあります。
しかしだからと言って、会議運営において進行役は極めて重要であり、間違ってもくじ引きやジャンケン等で決めるようなものではありません。
では、どうすれば良いでしょうか。
多くの人が最初に頭に思い浮かべるのは、マネジャーなどの管理職クラスの人達ではないでしょうか。ただし、会議参加者の中で最も上の肩書の人ではなく、セカンドかサードぐらいの立場の人がイメージされるのではないでしょうか。しかし、何番目であっても管理職等の役職者が進行役をするのはあまりお勧めできません。理由の一つは、彼らには決断をしてもらう必要があり、積極的に見解を述べて欲しいので、その役割と進行役を兼務することが難しいということがあります。もう一つは、進行役の言葉、例えば、意見のとりまとめなどが単なる進行役の言葉ではなく、上司の言葉になってしまうので重みが付いてしまうことがあります。このような理由から、可能な限り役職者、管理者が進行役をするのは避けるのが良いでしょう。
もう一つ避けるべきは、新入社員やそれに準ずる若手を進行役にすることです。教育的見地ということもなくはないですが、彼らはまだ経験も浅いので、意見のとりまとめなど進行役の役割をすることは困難でしょう。また、意見の対立などのコンフリクトが発生した場合も、その調整役をするのは少々荷が重すぎると言えます。ただし、前述のように育成的観点で進行役を経験させるということで、敢えてその役割を担わせるというのは悪いことではありません。しかしこの場合は、適切なフォロー役を作っておくことが必要です。
では、誰が進行役をするのが良いでしょうか。残るは中堅なのですが、その選び方に注意が必要です。会議の中での議論の主役も実は中堅であることがほとんど（または、そうあって欲しい）なので、進行役とは兼務困難と言えます。従って、最も層が厚い（人数がいる）ことも踏まえて、主役ではない、テーマと少し距離を持っている中堅が適していると言えます。また、意見を述べる可能性もあるが、中心にいる人物ではなく、第３者的立場、外郭の立場として意見の２，３述べる程度の立ち位置の人が進行役をするという方法もあります。同様に、書記も同じ考え方で選ぶことができます。または、議題とは縁の浅い人を最初から進行役として出席してもらうという方法もあります。ただし、この場合は意見集約に問題が出ることがあるというデメリットと、同時に客観的に議論をコントロールできるというメリットの両面があります。
進行役は会議の成否を決めるとも言える最も重要な役割ですから、安易に選ぶことは絶対に避けなければなりません。会議の議題、次第を決めるのと同様に進行役の選定を行う必要があります。
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