皆さんは、会議や打ち合わせの時にホワイトボードを使っているでしょうか。会議や打ち合わせでは、必ず何かしらの発言が出ます。もちろん、それらの発言は最終的には議事録という形になって後で共有されるのですが、果たして会議や打ち合わせの時にそれらの発言を全て記憶できているでしょうか。言うなれば、リアルタイムの共有ができているでしょうか。
ある程度の議論の流れは把握していると思いますが、細かな点はどうしても自分でも自分の意見を考えていることもあって忘却の彼方に飛んでしまうということもあるはずです。また、真剣に自分の意見を考えれば考えるほど、そこに思考が集中してしまい、他の人の発言を聞き逃がしてしまうということもあり得ます。そんな時に、ホワイトボードに発言の記録が残っていれば、それらを確認しながら考え、自分自身も発現することが可能となります。
また、どうしても議事録は公式の記録としての側面があるので、その場のニュアンスや雰囲気といったものが伝わりにくくなってしまうことがあります。それに対してホワイトボードはリアルタイムにその場で書かれていくので時系列なども含めてニュアンスが残りやすいといった利点があります。
そして、もう一つの大きな利点はその場で参加者のコンセンサスを取りながら記録を残していけるという点です。ホワイトボードは参加者全員が見ていますから、記録抜けはもちろん、発言者の意図と違った記録のされ方になった場合は、その場で指摘ができるので記録者の思い込みによる間違った記録を避けることができます。
議事録とホワイトボードの違いの中で、ホワイトボードのもう一つの利点は色が使えるということです。通常は、黒、赤、青で、多い時は加えて緑、オレンジなどでしょうか。白黒の議事録とは異なり、色でニュアンスを伝えることができるのは大きな利点と言えます。また、簡単に消すことができるのも、議論の流れに記録を合わせて行くという点では便利であると言えます。もちろん、消すのではなく二重線で記録を残すということもできるでしょう。
そして、コピー機能、最近ではカラーでコピーできる機能を持ったホワイトボードもあるので、記録として残すことも容易です。また、コピー機能を使うのではなく、最近であればデジカメやスマホ等で写真に残していくということも一つの方法です。そして、議事録の添付資料として付けるということもできます。
このように、ホワイトボードは議事進行上、極めて多くの利点を持っているので、是非活用してみて下さい。
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