会議の運営、議事進行は簡単ではありませんが、いくつかのポイントもあるので、今回はそれについて書いてみたいと思います。
まず気を付けなければならないのは、発言のコントロールです。どうしても、「声の大きな人」が中心になってしまうので、上手く発言が偏らないように制御しなければなりません。例えば、発言の少ない人に能動的に発言を促すなどです。そうやって発言の偏りを抑制して、議論を全員で進めるということを実現していきます。
もう一つ、発言関連で気を付けないといけないのは、役職者などある程度の立場にある人の発言です。良くあるパターンは、ある議題に対して一番最初に発言するのがこういった人というケースです。しかし、これは避けるべきです。組織の中にある限りは、その場の長の発言の重さは言うまでもありません。そのため、そういった人が最初に何か発言してしまうと、やはり真っ向から反対する意見は出しにくいので、その後の発言に制限がかかってしまう懸念があります。従って、そういった立場の人の発言はその議題の最後で行ってもらうように予め調整しておくことも必要です。また、逆に最後に発言するから真っ向否定がOKかというとそうではありません。そんな風にいわゆるちゃぶ台返しを然るべき立場の人がやってしまうと、その後の議事進行に影響を与えてしまいます。重要なことは、それぞれの立場に影響も考慮するということです。
上記は、発言の多様性を維持するために必要なこととして上げていますが、この他にも多様性を向上するために有効な方法があります。例えば、オブザーバーとしてでも良いので、他部署、または、コンサルタントのような外部の人間を入れることです。ある意味素人の目と発想で議論に参加することで、関係者が見落としがちなことを拾い上げるという効果があります。
また、もう一点気を付けることは、多数決です。ついつい意見が割れた時や議論が紛糾する傾向にある時は多数決で決めることも多いかと思います。一見すると民主的ではありますが、論理的な議論が求められる会議や打ち合わせには本来マッチしません。すなわち、数が多ければ正しいというようなものではありませんので、少数意見を無視する多数決には注意が必要です。多数決は、感情論や主義主張など主観的な意見のぶつかり合う時にその調整の方法として用いるものです。
そして、実際に進行では終了時刻を周知して、それを守るように進行することが重要です。どうしても議論が白熱すると時間が知らない内に過ぎてしまうことがありますが、それを調整するのが進行役の仕事でもあります。大抵の場合、時間を延長したからと言って何かがまとまる、新たな意見が出るということはありません。また、時間が足りなくなる原因も本筋からの脱線が原因のほとんどなので避けることができます。
この他にまだまだポイントはありますが、それらはまた機会があれば書いてみたいと思います。
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