交渉や協議を始める時、皆さんはどんなふうにスタートしているでしょうか。とりあえず社交辞令の挨拶はするとして、いきなり交渉自体に入っているでしょうか。多くの場合そんなことはなく、議題の確認などを行いながら徐々に本題に入っていくでしょう。そういう意味では、最初の挨拶も参加者の顔ぶれを確認するという意味では重要であると言えます。また、徐々に本題に入っていきながら互いの腹の探り合いもされることでしょう。
これらのことも含めて、交渉の場で最初に行うべきことは、交渉のアジェンダを確認することです。そこで、今回はこの「交渉におけるアジェンダ」について書いてみたいと思います。
アジェンダの確認では、まず協議事項を確認し合います。ただし、いきなり互いの要求事項を羅列するのではなく、それまでの経緯や背景なども含めて共有することも重要です。そうすることで、交渉における予備的情報を互いが得ることができます。もちろん、交渉が複数回に及んでいるときは、前回までのリマインドの確認を必要になるでしょう。
その上で、交渉の本題である協議事項、すなわち、互いに思っていること、望んでいることを全てテーブルに上げます。もちろん、戦略的に条件面の詳細な希望などは伏せておくことになるでしょうが、どういう項目が交渉の対象になっているのかは最初に確認することが重要です。そうしないと、交渉がやっと終わったと思ったらポロポロと協議事項が出て来て混乱するというような事態を招きます。また、思い付くままに協議を進めると、枝葉の些細なことに時間を取られて本質的なことを議論する時間が十分にないというようなことも起こります。また、往々にして協議事項同士が相反関係にあることも珍しくないことから、この意味からも全体像を共有するために全てをテーブルに上げることは重要です。
次に、テーブルに上げられた協議項目を互いに確認し合って、優先順位を決めます。これには文字通りの優先順位という意味はもちろん、前述した協議事項同士の相反関係の調整と意味でも重要なものとなります。まずは、全体像を共有した上で、その優先順位をもとにして協議する順番を決定していきます。こうすることで、時間を有効に配分することができ、協議の中での駆け引きもスムーズに進めることができます。このフェーズをきちんと行うためにも、前述の協議事項の確認は重要となります。
優先順位を最初に決めないと、ついつい目立つ事項や議論しやすいものを先に議題にしてしまい、気が付くと優先順位の高いものを十分に議論する時間が足りなくなってしまうということが起きます。優先順位を考える場合には、当然のことながら交渉自体を左右するようなものが重要であることは言うまでもありません。また、ZOPA（可能妥結範囲）の狭い議題も交渉に時間を要することが多いので注意が必要です。
実際には、できれば協議事項のリストをホワイトボードなどに書き出して、全員で確認するのが確実で良いでしょう。また、終わったものからチェックを付けていくなどすれば分かりやすいでしょう。そして、同時に決定事項を書き込んでいけば認識の齟齬なども抑制できます。そうすれば、最終的にホワイトボードが議事録の要点になります。
交渉では様々な思惑や戦略がぶつかり合いますが、目指すべきはwin-winな合意にスムーズに達することです。そのための一つの方法が、交渉のアジェンダ確認です。
