どこの企業でもたくさんの会議が行われています。その中の代表的なものの一つが定例会議と呼ばれているもので、例えば、営業会議、進捗会議などがあげられます。しかし、実際には会議とは名ばかりで、単なる報告会で集まる意味すら疑われるものが多いのが実態です。
そこで、今回はそんな無意味な会議について書いてみたいと思います。
具体的にそんな名ばかり会議がどんな風に進められているかを整理するために、営業会議を例にしてみましょう。
大抵の営業会議では、各担当者などが前月の営業実績を報告します。それに対して、目標値が達成できたのかなどが確認されていきます。そして、未達であれば来月は訪問数を増やしてがんばりますや、達成できたのあればこの調子で頑張りマスなどのやり取りがされます。
そうです、みなさんもうお気づきでしょう。資料を見ればわかることを時間をかけて読み上げて、当たり前の分かり切ったことを言っているだけです。全く議論もされていなければ、考えることもなく、建設的なことは何も決まっていません。
会議とは、会して議する、という字のごとく、議論がなされて結論が生み出されなければ開催する意味がありません。
先の例であれば、数字を読み上げるだけであればいったい何が進捗なのかが共有できません。目標が達成できたのであれば、その背景には何があったのか。営業努力で達成できたのであれば、どんな努力があったのかを共有することで、成果を展開することができます。客先の都合や社会情勢で神風が吹いたのであれば、どんな風が吹いたのか、それは他の分野にどんな影響を与えるのかということが重要になります。
また、逆に目標未達であったのならば、その原因を掘り下げなければ、何の改善も生まれません。原因究明をしないということは、出たところ勝負の博打のようなビジネスをしているのか、それとも、猪突猛進、とりあえずしんどい思いをすることをがんばると誤解している筋肉思考でしかありません。
こんなことをしていれば、来月も、再来月も同じことを繰り返すだけで、安定成長とは程遠い結果しか生みません。
このように課題が整理されておらず、深掘りもされていないので、「だからどうする」という議論が当然のことながら全くされないまま会議が終わります。すなわち、結論が無く、ToDoに落とし込めていないということです。したがって、当たり前のことですが、来月以降も同じことが現場でも、会議の場でも繰り返されることになります。
そして、毎月毎月無駄な時間が浪費されるのです。
結果報告はもちろん必要です。しかし、そこで終わっては会議の意味がありません。その結果に至った経緯、すなわち、背景や理由、原因を掘り下げることで、より良い結果、改善を生み出す方策を考えることができ、それをさらにToDoに落とし込むことができるのです。
会して議する、議して決する、決して行動する
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