JRLテックログ

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ジャパン・リサーチ・ラボが提供する技術コンサルティング、人材育成、戦略策定、セミナー等の様々なコンテンツに関する情報を提供するブログです

報連相における注意点、ポイント

 別稿報連相における、報告、連絡、相談の違いについて書いていますが、実際の業務の中では、これらの使い分けだけでは不十分と言えます。自分の考えさえ入れていればよい報告ではないこと、なんでもかんでも相談すれば良いというわけではないことは容易に理解できるかと思います。報連相とは言うなれば情報を軸としたコミュニケーションであると言えます。

 そこで、今回は報連相の意味だけでなく、コミュニケーションという視点も交えながら注意点やポイントについて書いてみたいと思います。

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20200115セミナー(技術者のための報告書・レポートの作成テクニック)

下記セミナーを開催します。

お申込みは、HPのお問い合わせボタンよりお願いします。

 

【タイトル】

技術者のための報告書・レポートの作成テクニック

~分かる・伝わる・納得できる文書を実現させるストーリーの組み方、情報の伝え方~

 

【概要】

 出張報告や技術レポート、論文など日常業務の中で文書は無くてはならないものであり、文章の出来の良し悪しで成果に対する評価が変わると言っても過言ではありません。しかしながら、基本的には文書に書き手が帯同して説明するようなことは無いので、文書は独り歩きするものであることが前提となります。従って、意図と異なる伝わり方がするような文書を作成することは、読む人の誤解を招き、トラブルを引き起こすリスクを秘めています。このように、文章作成は業務、企業活動において極めて重要なものであるにもかかわらず、ほとんど教育の機会が無いのが現状です。仮に何らかの教育があったとしても、いわゆる日本語の教育に終始しており、文章そのものの教育を実施している企業はほとんどありません。つまり、文章作成においては高校生までの知識で止まっているということになります。
 そこで本講座では、正しい日本語の使い方、文書の構成、ストーリーの組み方といった文書作成の基礎から、伝えたいことが伝わる、分かりやすい、読みやすい文章の実現といったコツについても詳細に解説します。

  

【対象】

主に研究、開発、技術部門の方で
・文章作成が苦手な方
・部下の文書を添削、チェックする管理職の方
・日常的に文書作成をする必要のある方
・より分かりやすい、伝わる文章を書きたい方

  など

 

【開催日】

  2020年1月15日 10:30~16:30

【会場】

 RYUKA 知財ホール(東京 新宿駅

【受講料】

 31,000円(税込・テキスト付)

 

【主な内容】 

 1.【イントロ:報告書、レポートとは】
 1)意義
 2)報告書とは
 3)そして、報告書は
 4)3大文書
 5)伝聞と報告
 6)報告型の分類
 7)演習
 8)報告書の3要素
 9)意識すべきこと

2.【報告書の基本(コツ・ポイント)】
 1)目的在りき
 2)演習
 3)ゴール
 4)テーマと期待
 5)ペルソナ
 6)演習
 7)ペルソナの読心
 8)演習
 9)伝えたいこと
 10)テーマを共有する
 11)構造的であること
 12)ストーリー性と論理性
 13)論理性の付加
 14)論理とは
 15)ストーリーとは
 16)ストーリーの組み立て
 17)論理性と理解の基盤
 18)報告書、レポートの基本構成
 19)全ては説明されている事
 20)要点の明示
 21)前提条件(背景)を共有する
 22)レベル合わせ

3.【文書作成の手順】
 1)演習
 2)文書作成フロー
 3)要点スタート
 4)ピラミッドストラクチャー
 5)トップダウンピラミッドメイク
 6)ボトムアップピラミッドメイク

4.【報告書を成功に導く準備】
 1)テーマの一般化
 2)伝えたいことは何か
 3)取捨
 4)知→理→信
 5)書き出し&ランク付け
 6)見合った根拠
 7)マインドマップ
 8)フローチャート
 9)シナリオ絵コンテ
 10)ワンフレーズ化
 11)偉大な先人

5.【伝わる報告書】
 1)伝わってこそ成果
 2)全てが決まるイントロの書き方
 3)神は細部に宿る
 4)ストーリーで語る
 5)ロジックで納得させる
 6)考えの伝え方
 7)具体化と抽象化
 8)情報階層
 9)3態変化
 10)イメージ想起
 11)要約と対比・例示・置換
 12)演習
 13)小結論
 14)見出し-結論

6.【文章の基本】
 1)文章力とは
 2)簡潔に
 3)つなぎ語
 4)接続詞
 5)句読点の打ち方
 6)文章の印象
 7)用語の統一
 8)冗長的表現
 9)二重否定
 10)ストレート文化
 11)連続同意語
 12)連続表現
 13)曖昧表現
 14)接続後の範囲
 15)近接配置
 16)副詞による予告
 17)「~は」と「~が」の使い分け
 18)詳細≠分かりやすい
 19)日本語の乱れ
 20)カタカナ言葉
 21)その他

7.【文章の構造】
 1)見出し
 2)3パート構成
 3)起〇〇結
 4)ピラミッドストラクチャー
 5)ストーリーロジックの構成
 6)ロジックの矛盾
 7)情報の構成
 8)前提条件を共有する
 9)報告型報告書の構成
 10)教育型報告書
 11)承認型報告書
 12)基本構成
 13)事例:研究報告書の構成要素
 14)構成要素
 15)イントロ(背景)で重要なこと
 16)構成の例(問題対策)
 17)方法で重要なこと
 18)結果で重要なこと
 19)考察で重要なこと
 20)結論で重要なこと
 21)良くあるパターン

8.【様々な表現方法】
 1)曖昧表現
 2)図表のルール
 3)データの伝え方
 4)グラフの工夫
 5)トリック
 6)グラフは、
 7)情報、データの読み方

9.【文書のチェック(推敲)】
 1)推敲のポイント
 2)主語-述語
 3)推敲タイミング
 4)推敲者
 5)その他の推敲のポイント
 6)分かりやすい文章にするために
 7)引用

10.まとめと質疑

11.演習振り返り

正しい報連相の方法、仕方

 企業で仕事をしていると、いくつか耳にタコができるほど聞かされる言葉があります。例えば、報連相、PDCA、KYなどなどが挙げられます。もちろん、この他にも企業ごとに独特の言葉というものも存在します。そんな中で、報連相は特によく耳にする言葉の一つと言えます。

 そこで、今回は報連相について、正しい実行の方法を書いてみたいと思います。

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どうやって相手の意思、考えを変えるか(説得の方法)

 交渉はもちろんのこと、会議の場や日常生活においても、相手の意思や考えを変えたいと思う状況がしばしば起こります。そんな時に必要となるのが「説得」です。しかし、他人の意思や考えを変えることは容易なことではありません。無理やりに力づくで、立場を利用してという方法もありますが、これでは結論を無理やりに自分の都合の良いように決着させただけで、医師や考えを変えたとは言えません。相手に納得してもらい、好意的、自発的に協力を得ようとすれば、このような方法が適していないことは明らかです。

 そこで、今回は力づくではない方法で相手の意思や考えを変えたいときにどのような考え方をすればよいかについて書いてみたいと思います。

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今日の格言(合理性と完全性)

世の中に完全、完璧なものはない。

合理性には必ず限定条件が付くものである。

したがって、

  合理性 ≠ 完全性

である。

20191216セミナー(技術者のための時間管理・計画策定)

下記セミナーを開催します。

お申込みは、HPのお問い合わせボタンよりお願いします。

 

【タイトル】

技術者のための時間管理・計画策定

 

【概要】

技術者のみなさんにおかれましては、業務の難易度があがり、量も増えていく中、いわゆる「働き方改革」を求められ、時間の使い方に苦慮している方も多いのではないでしょうか?
一般的に言われているタイムマネジメント、業務効率化は、長時間の拘束を要する自分の業務には適用できず、困っているという相談を受けることも多いです。

これからの働き方は、無駄をなくし、密度を濃くすることで時間効率を高めていくほか方法はないのですが、日常業務を見ると実験に無駄な回り道が多い、結論が出ない無駄な会議が多すぎる・・・など時間の効率化という観点が欠けていると言わざるをえません。

セミナーでは、特に技術者の方が無駄をなくし、効率を上げることで時間を生み出すための時間管理の方法を詳細に事例を交えながら解説します。
若手の方はもちろん、ご自身の仕事の仕方を見直したい方や、働き方改革のご担当者の方のご参加もおすすめです。

  

【対象】

主に研究、開発、技術部門の方で
 ・無駄だとわかっていても効率化できていない方
 ・効率的な計画が立てられないと悩んでいる方
 ・時間管理の方法がわからない方
 ・業務改善や働き方改革のご担当者

  など

 

【修得スキル】

・ 時間密度を上げる方法 
・ 無駄を見つけて解消する方法
・ 時間を生み出す方法  
・ 効率的な時間管理法
・ 業務の効率化

など

 

【開催日】

  2019年12月16日 10:00~16:30

【会場】

 大阪(日本能率協会 研修室)

【受講料】

 50000円  税抜き

 

【主な内容】 

プログラム

  項目 内容
1日
10:00~16:30

1  時間管理とは

・業務における「時間」とは

・時間管理要素

2  時間管理の基本とポイント

・優先順位

インパクトファクター

・イシュードリブン

ボトルネックシーク

・タスクの抽出、分解

・リソースマネジメント

・時間の生み出し方

3  目的と目標

・時間管理における目的、目標の意義

・判断基準

・目標設定のためのSMARTルール

4  仮説思考による研究開発と問題解決

・仮説が必要な理由

・仮説の精度と確度

・仮説→課題設定→計画

・2種類の事実

5  シナリオを考える

・Howは行動の最後

・何が必要で、何に使うのか

・よくある破綻のパターン

6  計画の考え方

・タスクから計画へ

・計画設定のためのSMARTルール

・シナリオメイク

・タスクの分別と割付

・イレギュラー対応

・マージンタイム

7  知っておくと役立つポイント、コツ

・時間価値を上げる

・細切れ時間

・作業と思考

・集中型タスク

・計画の緻密さ

8  時間管理手法

GTD 計画実行の3R

・実行フェーズノチェック

・ステージゲート

9  時間管理のための思考法

・目的志向、アウトプット思考

・思考のポイント

・ロジックの条件

・目利き力

10  コミュニケーションと情報発信

・時間管理とコミュニケーション

・報告のルール

11  部下の時間管理

・時間がない?

・指示の出し方、指導の補法

12  事例

(1) 実験を計画する

(2) 会議を実施する

13  まとめ、質疑応答

(まとめ、質疑応答)

コンフリクト(衝突)解決の戦略、考え方

 交渉においては、双方の主張が最初から一致しており、決着の得るまでに何の苦労もないというようなことは通常はあり得ません。普通は、何らかの主張の相違が存在し、それらを解決すること自体が交渉であるとも言えます。交渉における戦略、考え方はこれまでも様々な検討がされており、このブログでも、例えば、ZOPA、BATNA、競争的アプローチ、協調的アプローチなどいくつも取り上げています。

 そんな中で、今回はコンフリクト(衝突)解決戦略とでも言うべき5つのパターンについて書いてみたいと思います。

 

 5つのコンフリクト解決戦略の一つ目は、最も目指すべき戦略である「協調」です。これは、別稿でも書いている協調的アプローチを取るという戦略です。すなわち、互いの利益を最大化することを共通のゴールとして、互いの主張を調整するものであり、ZOPA(可能妥結範囲)BATNA(最適代替案)といった考え方を取り入れていきます。ただし、このとき後述する「強制」や「妥協」といったアプローチは持ち込まないことが大きなポイントになります。あくまでも、win-winの決着を目指して、両者の利益を最大化することを目指します。

 

 二つ目のコンフリクト解決戦略は、「強制」です。文字通り、一方が自身の主張を無理やり強制的に押し通して、相手の主張をつぶしてしまうやり方です。当然ことながら、このような状況になってしまうと一方はハッピーですが、他方は不満を感じることになります。したがって、短期的には交渉は自身の主張を通した形で決着して一瞬は利益が最大化しますが、長期的見れば他方は不満を膨らませていくことから関係が悪化することが考えられます。したがって、長期的に見れば利益を損なうことが容易に想像できます。このような観点からすれば、強制というような戦略は取るべきではないことは誰にでも容易に理解できます。しかし、実際の場では想像以上に強制状態になっていることが多くみられます。これは、強制的状況になるのは、両者の力関係が極めてアンバランスな場合に起こることに起因しています。例えば、最も分かりやすいのは店員と客の関係のような取引関係における売り手と買い手です。このように多くのビジネスの場面や日常では力関係の不均衡が存在ます。したがって、強制戦略の問題点(長期的利益の減少)を十分に認識して交渉を進める必要があります。

 

 三つ目のコンフリクト解決戦略は、強制の逆となる「服従」です。こちらは、供されてということではなく、自身の意思として相手の主張を飲んで、服従する形を取る戦略になります。一見すると、なぜそのような戦略を取る必要があるのかという疑問を感じる方もいるかと思います。この戦略は、全体最適、長期視点に基づくものであると考えればその疑問の答えが見えてきます。すなわち、短期的には利益を逸失したとしても、その代わりに長期的視点、全体視点においてはより大きな利益を優先するという考え方です。端的な例を挙げれば、「貸しを作る」、「バーター取引」などがこの考え方になります。ほとんどのビジネスは一回限りということはなく、複数回、長期的ビジネスを目指します。その観点においてはこの服従という戦略も一つの選択肢となります。

 

 四つ目のコンフリクト解決戦略は、「妥協」です。交渉を重ねていると、どうしても精神的にも肉体的にも疲れが出てきます。また、このまま交渉を進めても進展の兆しが見えないと感じられることもあります。そんな時、人間はついつい楽な方を選んでしまいがちです。その一つが妥協です。もちろん、そういった状況だけでなく、早く交渉を終わらせたい、決裂を避けたいという思いも判断を妥協へと誘導します。しかし、妥協は確かに決着を早める効果はありますが、その結末は通常は満足を得られるものではありません。どちらかと言えば、後悔を感じることがほとんどです。交渉の目指すべきゴールが双方の利益の最大化とすれば、これは双方にとっての利益の最小化ともいうべき戦略です。妥協とは、利益を削って決着を取る事にほかなりません。

 

 最後の五つ目のコンフリクト解決戦略は、「回避」です。これは、決着を避ける、または、交渉そのものを避けるという戦略であり、要するにすべてを先延ばしするということです。したがって、課題は何も解決されず、何も得ることはできません。そして、全てが残っているので、いずれ同じ交渉が必要な状況に陥ります。したがって、基本的には選択すべきではない戦略と言えます。ただし、物事、特に交渉にはタイミングというものもあります。環境や状況が変われば交渉の状況も変わるので、時間を置くことで進捗が期待できる時には一つの戦略と考えることもできます。

 

 交渉とは生き物であり、必ずしもここに上げたように明確に状況を区別することが困難なことも少なくありません。ただ、基本的戦略を理解しておくことで、対応の幅も広がります。

 

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